Chaos ist nicht dein Feind

Servus,

ich habe zum heutigen Start eine Frage für dich vorbereitet:

Im ersten Moment habe ich diese Frage ganz klar mit „Vereinfachen“ beantwortet. Dann habe ich aber einen Blick in meine Vergangenheit geworfen und gemerkt, dass die meisten Prozesse, die ich mir selbst auferlegt habe, am Ende eher zu mehr Komplexität geführt haben. Deshalb verstehe ich, warum manche die Frage anders beantworten würden.

Bevor ich dir erzähle, wie ich in dem Kontext den Shift von Komplexität zu Einfachheit geschafft habe, möchte ich dir ein paar Dinge mitgeben, die ich aus den letzten Monaten und vielen Gesprächen mitgenommen habe.

An erster Stelle steht dabei, dass Struktur Kreativität killt. Und das stimmt zum Teil auch, denn …

… Kreativität braucht in meiner Verständnis etwas Chaos. Und Chaos entsteht, wenn wir nicht in allen Belangen wie disziplinierte Maschinen arbeiten.

Sehr häufig sagt man ja, dass Künstler Chaoten sind. Wenn es in unserem Leben nur um Kreativität gehen würde, wäre maximales Chaos vermutlich erstrebenswert. Ich würde aber behaupten, dass es nicht nur ums Kreativsein geht, sondern um ein solides, glückliches Leben. Wenn du das hier liest, bist du vermutlich jemand, der nicht nur nach Kreativität und Glück strebt, sondern auch ein solides Business bauen will, oder bereits gebaut hat, mit dem sich ein gutes Leben führen lässt.

Um überhaupt ein Business bauen zu können braucht es natürlich auch einen gewissen Faktor Disziplin und Performance.

In gewisser Weise entsteht dabei ein positiver Druck. Sehr oft bringt mich genau der zu guten Ergebnissen. Manchmal, wenn das Chaos überhandnimmt, schlägt das Pendel aber von Eustress zu Distress um.

Auf einmal wird aus coolem Content produzieren ein „ich muss

Das heißt, auf der einen Seite brauche ich das richtige Chaos, um in den kreativen Flow zu kommen. Auf der anderen Seite brauche ich Struktur und Regelmäßigkeit, damit ich nicht in eine Distress-Situation wie in den letzten 3 Wochen rutsche, in der ich mich gezwungen sehe, etwas online bringen zu müssen.

Ein weiterer Punkt ist, dass uns oft erst im vollen Tagesgeschäft auffällt, wo wir gerade unstrukturiert sind. Ich habe mir dann immer eingeredet, dass bei diesem Projekt gerade nicht der richtige Zeitpunkt ist, um Struktur zu schaffen. Ich mache das, wenn X eintritt. Das Problem: X ist nie eingetreten. Bevor das Projekt überhaupt fertig war, habe ich mindestens zwei weitere mit dem gleichen Chaos begonnen.

Immer wieder mal (leider viel zu selten) habe ich es dann doch geschafft, ein bisschen Ordnung reinzubringen, zum Beispiel, indem ich ein universales Template-Ordnersystem erarbeitet und integriert habe. Das hat mich genau 1h Brainstorming gekostet, plus 2 weitere Stunden, um alle aktuellen Projekte darin einzugliedern. Zeitersparnis für mich und das Team: >2h pro Woche. Im Nachhinein gesehen hätte das viel früher passieren müssen…

All diese Dinge klingen irgendwie so banal und einfach. Ich frage mich manchmal wirklich, warum ich das in meiner Zeit, in der ich aktiv an mehreren Dienstleister-Projekten gleichzeitig gearbeitet habe, nicht viel intensiver verfolgt habe. Das hätte vieles deutlich leichter und angenehmer gemacht.

Ich glaube sogar, wenn ich früher verstanden hätte, worum es bei diesen Sachen geht, und von Anfang an “unternehmerischer” gedacht hätte, wäre ich nicht so schnell an den Punkt gekommen, dass ich Anfang 2025 schon das Gefühl hatte, dass es mich woanders hinzieht. Ich habe mit diesen Dingen erst begonnen, als ich musste. Da habe ich unterbewusst mit dem Kapitel Videoproduktion schon abgeschlossen und habe nur mehr aufgeräumt, beziehungsweise mir eingeredet, dass ich das noch zu Ende führen muss.

Genug geplaudert. Zurück zum Thema:

Tools oder Programme sind niemals die Lösung für ein strukturelles Problem.

(Ein strategisches Problem lässt sich nicht auf einer taktischen Ebene lösen)

Lass mich dir ein Beispiel geben:

Ein besserer Content-Plan auf Notion, ein anderes Schreibprogramm oder per Hand zu schreiben, würde bei meinem Schreiben per se nicht helfen. Das Problem liegt nicht darin, dass ich während dem Schreiben nicht in den Flow komme, zu wenig schreibe oder keine Ideen habe, sondern ausschließlich am Rahmen:

→ der Zeitpunkt, zu dem ich schreibe,

→ die Priorität gegenüber anderen Dingen und

→ die Regelmäßigkeit

Gerade wenn es unternehmerisch gut läuft, habe ich immer gerne Geld für Tools ausgegeben. Wir haben da unterbewusst die Hoffnung, dass wir damit endlich unser Problem lösen. Genau das verspricht uns das Marketing der Anbieter ja auch. Die sind nicht blöd und wissen genau, wie und womit sie dich abholen müssen.

Wenn du aber wirklich ehrlich zu dir bist: Fast alle deiner Tasks könntest du in der richtigen Struktur mit 3 Programmen lösen:

Sofern wir die Dinge, die du für deine tatsächliche Leistungserbringung brauchst, Schnittprogramm, Designsoftware etc., mal nicht dazunehmen.

Alle anderen Tools oder Programme sind Luxus, Optimierung oder der Versuch, ein strukturelles Problem zu lösen. Und ja, ein Tool kann dir dabei helfen, besser zu werden und Dinge zu vereinfachen, solange du damit auch wirklich nur genau das erreichen willst. Ein Word-Dokument, verknüpft mit einer Excel-Tabelle, erzeugt vermutlich mehr Reibung als ein Kanban-Board, das in dein Projektmanagement integriert ist, automatische Verknüpfungen und Unterseiten hat.

Ein Tool kann also gewisse Rahmenbedingungen vorgeben, an die du dich hältst, es kann das grundlegende Thema aber nicht lösen. Wenn du keinen Prozess für die Abarbeitung eines Projektes hast, wird am Notion-Kanban-Board genauso Chaos herrschen wie beim Word + Excel Setup.

Schauen wir uns das anhand eines Triathlons an:

Ich kann einen Triathlon auf einem Aerobike, mit einem nagelneuen und perfekt sitzenden Triathlonanzug und eigenen Schuhen bestreiten, bei denen ich keine Socken anziehen muss.

Ich kann ihn aber auch mit einem älteren Rennrad ohne Click-Pedals, einer normalen Radhose mit Shirt und Laufschuhen bestreiten, bei dem ich Socken anziehen muss.

Nanonanet, ich werde mit Variante 1 vermutlich 10 Prozent, vielleicht sogar 20 Prozent besser performen. Ich bin aerodynamischer, fühle mich besser, muss mich nicht umziehen und bin in den Wechselzonen schneller.

All das ist schön. Eine Sache darf man dabei nicht vergessen: Wenn ich einfach 1 Jahr lang 2 Stunden pro Woche mehr trainiere und die Wechselzonen öfter übe, wäre ich wahrscheinlich um 80 bis 90 Prozent besser.

Tools, Programme, Automatisierungen oder KI-Agenten sind genau diese 10 bis 20 Prozent an Optimierungen. Das Training, die 80 Prozent, ist die Struktur, die dahintersteht.

Dementsprechend wird die Strukturebene (=strategische Ebene) immer gegen die Tool-Ebene (=taktische Ebene) verlieren.

Ich hoffe, das war jetzt nicht zu deprimierend. Ich weiß, du hast gehofft, dass ich dir einen Quick-Win verschaffe. Den gibt es aber in den seltensten Fällen. Wir schauen uns gleich an, wie ich diese Dinge selbst gerade umsetze. Eine Sache aber noch vorweg:

Es ist eine Illusion, dass man Chaos zu 100 Prozent bekämpfen kann. Ein gewisses Chaos ist meiner Meinung nach notwendig. Ein gewisses Maß an Chaos sorgt dafür, dass du neue Ideen hast und kreativ sein kannst. Genau das macht doch Spaß, oder? Hin und wieder die Challenge zu haben, den Tick mehr leisten zu müssen, als eigentlich gerade drinnen ist.

Genauso entsteht nämlich Flow:

In beiden Fällen ist es für dein Gehirn wie eine kleine Challenge. Problematisch wird es dann, wenn wir in beiden Fällen nicht mehr von 5 bis 10 Prozent reden, sondern von 50 bis 100 Prozent. Dann ist das Chaos nicht mehr kontrollierbar und überfordert dich.

Und weil wir gerade so im Metapherflow sind, starte ich diesen Teil auch mit einer:

Stell dir vor, du fährst mit deinem Boot (aka dein Unternehmen) auf einem Fluss Richtung Meer. Am Anfang ist er überschaubar, es geht sich von der Tiefe gerade so aus, dass du vorankommst. Mit der Zeit kommen Ideen, Projekte und Kunden dazu, und der Fluss wird immer größer, schneller und wilder. Diese Energie gilt es irgendwie zu bändigen. Damit du weiterkommst, musst du immer öfter in den Kurs eingreifen und brauchst mehr Energie. Irgendwann ist der Fluss so wild, dass er über das Ufer tritt und Schaden anrichtet. Das Chaos nimmt überhand, du brauchst immer Energie bis du schlussendlich ausbrennst.

Damit das nicht passiert, brauchen wir Schleusen, die den reißenden Strom in bewältigbare Etappen unterteilen. Im unternehmerischen Alltag übernehmen das im besten Fall unsere Strukturen, Prozesse und Systeme. Zusätzlich brauchen wir Kraftwerke, die die Energie bündeln und verlässlich Strom erzeugen, unser Ausgleich: Unsere Hobbies, Familie oder Freunde.

„Echte“ Kreativität passiert bei mir meistens offline:

Ich habe für verschiedene Aufgaben auch gewisse Arbeitsplätze. Damit fällt es mir viel leichter, in einen gewissen Zustand zu kommen, und es ist wie ein Auslöser, um eine gewisse Tätigkeit zu starten.

→ Wenn ich mich an den Stehschreibtisch stelle, dann wird immer Outreach gemacht.

→ Meetings finden immer an einem gewissen Platz statt.

→ Wenn ich mich auf die Couch setze, konsumiere ich.

→ Kreative Arbeit erledige ich meistens mit Stift und Papier im Notizbuch oder am Whiteboard.

→ Wenn ich produktiv bin, habe ich meinen Arbeitsplatz mit meiner Fokusroutine, ich richte mir einen Krug Wasser her, mache mir einen Kaffee, setze meine Noise-Cancelling-Kopfhörer auf und schalte meine Deep-Work-Playlist ein.

So gut es irgendwie geht, probiere ich, diese Dinge nicht miteinander zu vermischen. Nicht immer funktioniert das, aber wenn ich es in 80 Prozent der Fälle schaffe, ist das besser als gar nicht.

Lass mich dir noch eine Sache mitgeben. Anfang 2025 hatte ich einen Berg an Aufgaben und ziemlich viel Chaos vor mir. Ich wusste, dass ich mehr Struktur brauche. Gleichzeitig hatte ich einen riesigen Workload, weil ich mich gerade von meinem Geschäftspartner und Angestellten getrennt habe.

Ich habe mir damals vorgenommen, dass ich mich einmal in der Woche 2 bis 3h, meistens Samstag Vormittag, nur um Struktur und Infrastruktur kümmere. Ich sag’s dir, wie es ist, das hat alles verändert. In diesen 2 bis 3h habe ich die Prozesse und Systeme erarbeitet, die ich die 3 Jahre davor schon gebraucht hätte.

Anfänglich ging das sehr gut, mit der Zeit wurde aus jeder Woche ein- bis zweimal im Monat. In letzter Zeit habe ich das wieder vernachlässigt, was mir jetzt gerade wieder auf die Zehen fällt. Deswegen bin ich gerade dabei, eine andere Arbeitsweise zu etablieren: Jeden Tag 15 bis 20 Minuten für Struktur, Systeme und Prozesse aufzuwenden, und wenn große Arbeitsblöcke anstehen, die >30min dauern, werden die in die Planung für die nächste Woche als Task mit aufgenommen.

Wenn es dich interessiert, wie es mir damit geht, dann schreib mir eine Nachricht, dann schicke ich dir in ein paar Wochen ein Follow-up zu diesem Thema.

Und das ist alles, was ich dir dazu heute mitgebe. Damit entlasse ich dich aus dem heutigen Chapter.

Viel Erfolg für die restliche Woche

- Lukas

Kennst du jemanden, der genau das hören sollte? Dann leite das Kapitel gern weiter!

P.S.

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