Dein Fokus braucht einen Türsteher

Servus,

vor ein paar Wochen hat ein Mitarbeiter eines Kunden einen Satz zu mir gesagt, der seitdem in meinem Kopf hängengeblieben ist:

Und ich sitz da, nick, und denk mir nur: na no na net. Den Satz hätt ich vor ein paar Jahren wortgleich sagen können.

Kurz zum Kunden: Von sechs auf zwanzig Leute in zwei Jahren gewachsen. Solides Wachstum. Oben ein Geschäftsführer, der über alles den Überblick hat, 40 Jahre Erfahrung in dem Bereich hat und damit der absolute Experte ist. Daneben eine operative Ansprechperson, fachlich in vielen Themen sogar einen Tick besser als der Geschäftsführer.

Und trotzdem: beide kommen gerade zu nix.

Der Satz kam nämlich nicht vom Chef. Er kam von der operativen Führungskraft. Also von genau der Person, die eigentlich liefern soll und es nicht schafft, weil ständig wer was von ihr braucht.

Bevor wir zur Lösung kommen, will ich ehrlich sein, wo das herkommt. Und da fang ich mit dem unbequemen Teil an: mit mir.

Zu meinen Spitzenzeiten hab ich mit vier Personen sehr intensiv zusammengearbeitet: Geschäftspartner, Angestellte, Freelancer.

Für die einzelne Person war das völlig in Ordnung: Die hat zwei Stunden konzentriert gearbeitet, kommt raus, holt sich ihre Antwort, arbeitet weiter. Für mich war's eine Katastrophe, weil das eben nicht einmal alle zwei Stunden ist, sondern mal die Anzahl der Leute, die mit dir zusammenarbeiten.

Und jetzt der unbequeme Satz: schuld war zu 100% ich selber. DENN:

In der Deep-Work-Ecke gibt's dafür einen Begriff: Attention Residue, der Aufmerksamkeitsrückstand. Heißt übersetzt: Wenn du mitten im Denken unterbrochen wirst, bleibt ein Teil deines Kopfes an der alten Aufgabe kleben auch wenn du dich längst der neuen zugewendet hast. Du bist nie ganz da. Nicht bei der Unterbrechung und danach eine ganze Weile auch nicht wieder bei der eigentlichen Arbeit.

Jetzt kommt der Teil, bei dem sich viele sträuben (ich übrigens lange auch). Wir haben in kleinen Teams jahrelang flache Hierarchien und offene Kommunikation gepredigt. Und weißt du was: für ein 5-Mann-Team stimmt das auch. Da ist die offene Tür Gold wert und macht den Unterschied zu großen, starren Strukturen.

Nur: für ein performancegetriebenes Team, das wächst, ist es oft genau der falsche Zugang. Weil „jederzeit ansprechbar“ in Wahrheit heißt: „nie richtig fokussiert“.

Der Haken, den ich lange nicht gesehen hab: In dem Moment, in dem du Kommunikationsregeln einführst, entsteht so ein leises Gefühl von „Machtgehabe“. Weil plötzlich brauchen Leute etwas von jemandem und das zu dessen Bedingungen. Genau davor haben die meisten Schiss. Und deswegen lassen sie es lieber gleich und rennen weiter im Unterbrechungs-Karussell.

„Ja, aber es ist wichtig.“ „Ja, aber mein Team wartet auf mich.“ „Ja, aber das und das und das.“

Ganz ehrlich: das ist mir wurscht. Du wirst hundert Ausreden finden, und jede einzelne klingt valide. Aber schau, was da wirklich passiert: Fragen ist immer der schnellste Weg. Frag ich schnell, krieg ich in zwei Minuten meine Antwort und bewege mich in Sicherheit. Probier ich es selber, muss ich vielleicht eine halbe Stunde recherchieren, mach es vielleicht falsch und muss es dann noch einmal machen.

Und genau da liegt der Hund begraben: Wenn immer wer da ist, den man fragen kann, hören Leute auf zu denken. Ich bin überzeugt, die meisten Probleme würden die meisten Menschen selbst lösen können, wenn sie die Verantwortung bekommen und dieses „ich muss da jetzt allein durch, ich kann grad niemanden fragen“.

Wie ich es für mich selbst gelöst hab und wie wir es grad beim Kunden gemeinsam aufsetzen? Ich stell deinem Fokus einen Türsteher hin. Der Türsteher steht auf drei simplen Regeln, plus einem VIP-Eingang für echte Notfälle.

Irgendwas Physisches, das ohne Worte sagt: gerade nicht. Bei mir waren es Noise-Cancelling-Kopfhörer: Sind die auf, bin ich nicht ansprechbar. Wer kein Kopfhörer-Typ ist, nimmt eine Fokus-Ampel: Grün heißt komm gerne, rot heißt bitte jetzt nicht.

Das Signal allein wäre unfair. Also brauchst du im Gegenzug bewusste Zeiten, in denen du zu 100% ansprechbar bist. Bei mir: 6 bis 11 Uhr Fokus (meine Primetime), danach von 12 bis 15 Uhr Sprechstunde. Da kommen alle mit den Themen, Fragen, Problemen und da bin ich wirklich da.

Statt dass du zu mir rennst, hinterlässt du dein Anliegen. Zwei Wege:

→ Async-first: Du schreibst es mir, hakst es für dich mental ab und arbeitest weiter. Ich beantworte es in meiner nächsten Sprechstunde. Funktioniert super, wird aber ab einer gewissen Größe zum Nachrichten-Pingpong.

→ Kanban / Projektmanagement: Statt einer Nachricht schreibst du ein To-do. Und jetzt kommt der eigentliche Trick: Wer ein sauberes To-do formulieren muss, muss sich zum ersten Mal richtig mit dem Problem oder der Frage auseinandersetzen. Sehr oft merkt man dann beim Schreiben – „eigentlich hab ich eh alles, um das selbst zu lösen. Ich wollt mir nur die Sicherheit abholen.“

Natürlich gibt's die. 12 Uhr ist Kunden-Deadline, du sitzt um 10 noch am Projekt und die einzige Person, die helfen kann, ist im Fokus. Dann schlägt Deadline den Fokus, immer. Zu meinen aktiven Dreh-Zeiten hatten alle meine private Nummer aber mit einem klaren Deal: anrufen nur, wenn ich die einzige Person bin, die ein zeitkritisches Problem lösen kann. Kamera am Set kaputt, Ersatz liegt im Studio? Please call me, ich sitz schon im Auto. „Wie schaut der Dreh nächsten Dienstag aus?“ um 20 Uhr am Samstag? Dont’t call me. Das hätt auch eine Nachricht sein können.

Ich weiß, du hast vielleicht auf den einen sauberen Trick gehofft. Den gibt es hier nicht. Das kostet dich was: Du blockst dir den Kalender, du nimmst bewusst ein bisschen Reibung in Kauf und ja – ein Stück der heiligen „offenen Kommunikation“ geht verloren.

Dein Signal: Woran erkennt dein Team ohne ein einziges Wort, dass du gerade nicht verfügbar bist?

Deine Sprechstunde: Wann bist du im Gegenzug verlässlich und ganz da – jeden Tag, ohne Ausnahme?

Dein Notfall: Was ist bei dir wirklich ein Notfall und was hätte auch eine Nachricht sein können?

Und weil dein Team grundsätzlich an sich denkt und nicht an dich (völlig normal, kein Vorwurf): Du bist derjenige, der die Systeme baut, die deinen Fokus schützen. Niemand sonst macht das für dich.

Antworte einfach auf diese Mail und erzähl mir: An welcher der drei Regeln scheiterst du gerade am meisten? Ich lese jede Antwort und bau das in meine Themenfindung ein.

Damit entlasse ich dich aus dem heutigen Chapter.

Wenn dir das was gebracht hat: leite diese Mail an die eine Person weiter, die gerade auch „einfach wieder mal drei Stunden“ braucht.