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Workflows zu bauen, Systeme zu entwickeln und neue Prozesse durchzudenken macht ultra Spaß.
Weißt du, was aber definitiv keinen Spaß macht?
Wenn nach drei Monaten nichts mehr von dem einst “perfekten” Prozess übrig ist.
Das CRM ist halbvoll und nicht gepflegt,
Checklisten sind vergessen und
der Prozess für die Auftragsabwicklung ist theoretisch bekannt aber praktisch ignoriert…
Irgendwann haben wir das doch alles so perfekt durchgedacht oder?
Manchmal ist der Inhalt von dem, was wir uns dabei gedacht haben, gar nicht so schlecht und würde sogar sehr gut funktionieren. Irgendwie klappt’s in der Praxis dann aber doch nicht.
Es kann natürlich sein, dass das ein reines Disziplinproblem ist. Ich glaube aber viel eher, dass es in den meisten Fällen ein Integrationsproblem ist, das an einem (oder allen) der folgenden 3 Punkten scheitert:
Warum wir es integrieren wollen (Motivationsebene)
Wie wir es umsetzen (Ausführungsebene)
Was dahintersteckt (Verständnisebene)
Schauen wir uns die einzelnen Ebenen mal genauer an:
Die Motivationsebene:
Bevor du dir überhaupt Gedanken über ein neues System machst, solltest du dir die Frage des Warums stellen.
“Warum brauche ich dieses System?”
Es gibt zwei Bereiche, die ein bisschen unterschiedlich zu behandeln sind:
Ein System für dich persönlich, z.B.
Daily Writing → Gedanken besser sortieren, klarer artikulieren usw.
Ernährung → mehr Energie im Alltag
Training → fitter sein
Mit der zugrundeliegenden Frage: “Wer will ich dadurch werden?”.
Und ein System für dein Business:
Onboardingprozess → Unklarheiten (und damit Feedbackschleifen) vorweg nehmen
Sales-System → Aus Anfragen mehr Abschlüsse erzielen
strukturierte Arbeitsabwicklung → Overhead-Tasks (und damit Stress) reduzieren.
Die Frage dahinter ist immer: “Welches Problem wird gelöst bzw. welcher Mehrwert entsteht dadurch?”
Wir werden uns in diesem Kapital eher auf den Business Kontext konzentrieren.
Weiter geht’s mit der
Verständnisebene:
Ein System ist sehr oft ein Prozess, der startet, wenn ein gewisser Umstand eintritt. Also nichts anderes als eine Gewohnheit, die du nicht im privaten Kontext ausführst, sondern im Unternehmen. Im Business Kontext ist es der Workflow, der startet, oder die Tasks, die zu erledigen sind.
Was wir aber nicht vergessen dürfen:
Es arbeiten dennoch Menschen daran — das heißt, wir können bzw. sollten uns beim Designen von Systemen immer das menschliche Verhalten in Bezug auf Gewohnheiten vor Augen halten.
Dazu werden wir uns später auch noch den Habit Loop von James Clear anschauen.
Zum Schluss kommt die
Ausführungsebene:
Wenn die Motivationsfrage geklärt ist und wir wissen, wie das System aussehen muss, stellt sich nur mehr die Frage: Wie integrierst du es in den Alltag, damit es auch umgesetzt wird?
An welchen der 3 Ebene scheitert es bei dir?
Lass mich dir dazu eine kleine Geschichte erzählen
Es gibt einen Autohersteller, der allen anderen um die Ohren produziert: 10–12% Marge, wo andere Hersteller bei 5–7% herumgurken. Der Vorsprung ist zwar nicht mehr so groß wie in den 80ern oder 90ern, als sie den Begriff “Lean Production” schlicht geprägt haben. Aber immerhin (obwohl sie aktuelle Entwicklungen ein bisschen versäumt haben) sind sie noch der größte Autohersteller der Welt: Toyota.
Mittlerweile haben die meisten Hersteller ähnliche “Lean”-Konzepte entwickelt. Es gibt aber einen großen Unterschied, den sie vermutlich nie erreichen werden:
Bei Toyota ist das TPS (Toyota Production System) tief in die Unternehmenskultur integriert. Bei den meisten anderen ist es eher ein Programm das halt auch gemacht wird.
Was wir uns daraus mitnehmen können? Naja, es weniger um das tatsächliche System, sondern viel mehr darum wie dieses System im Alltag von dir bzw. deinem Team gelebt wird.
Einer der Elemente des TPS ist das Kaizen-Prinzip:
Kaizen ist japanisch und bedeutet "Veränderung zum Besseren" – konkret: kleine, kontinuierliche Verbesserungen statt großer Reformprojekte. Toyota hat nicht den perfekten Prozess in einem einzigen Meeting entwickelt, sondern jeden Tag einen kleinen Schritt gemacht.
Manchmal sind Reformen, harte cuts oder Richtungswechsel notwendig. Meistens sind das aber genau die Dinge, die uns davon abhalten weiter zu kommen.
Ich bin das beste Beispiel dafür: der typische Alles-Oder-Nichts Denker. Entweder “g’scheit oder gor net”. Ich will 17 Dinge gleichzeitig verändern. Was dann dazu führt, dass ich überfordert bin und gar nichts mehr mache.
Das Resultat? Ein gestresster, unzufriedener und genervter Lukas, der eine Woche seiner Zeit und Energie in etwas investiert hat, was null Ergebnisse gebracht hat, weil es nicht umgesetzt wird.
Egal wie gut ein System in der Theorie ist, wenn es nicht umgesetzt wird, dann ist es ein schlechtes System. Punkt.
Perfekt und ungenutzt ist schlechter als simpel und konsequent.
Ein Notion-Template, das du jeden Tag öffnest, schlägt die durchdachte Datenbank, die du nie anfasst.
Wie muss jetzt also ein System ausschauen damit es umgesetzt wird?
Du (bzw. dein Team) musst dem System vertrauen. Vertrauen entsteht dabei durch zwei Faktoren: Vollständigkeit (alle Punkte sind im System, nicht den Köpfen) und Regelmäßigkeit (das System wird regelmäßig gepflegt).
Ein typischer Teufelskreis. Wenn das System nicht regelmäßig gepflegt wird, ist es nicht vollständig. Wenn es nicht vollständig ist, wird’s niemand verwenden.
Tendenziell würde ich sagen, die Regelmäßigkeit ist im ersten Schritt wichtiger als die Vollständigkeit.
Wie bei der Verständnisebene schon geteasert: Damit wir Regelmäßigkeit erzeugen können — wodurch dann auch Vollständigkeit entstehen kann — müssen wir das abstrakte System in klare System-Routinen herunterbrechen, die dann zur Gewohnheit werden können.
James Clear beschreibt in Atomic Habits den Habit Loop wie eine Handlung (=die System-Routine) zustande kommt:
Cue → Craving → Response → Reward
Cue (Auslöser) — also das Signal, das das Verhalten startet
Craving (Verlangen) — die Motivation dahinter
Response (Handlung) — die System-Routine
Reward (Belohnung) — die Verstärkung, die den Loop schließt
Für die Systemintegration bedeutet das im ersten Schritt: Definiere für jede System-Routine einen fixen Auslöser:
Einen Zeitpunkt,
eine Situation oder
ein Ereignis, das die Routine automatisch startet.
Zum Abschluss kriegst du von mir noch einen konkreten Fahrplan für die Umsetzung:
Die 5 Regeln der Integration
Regel 1 – Eins nach dem anderen: Nie mehr als ein neues System pro Monat integrieren. Wer drei Systeme gleichzeitig einführt, wird wahrscheinlich keines davon nutzen.
Regel 2 – Friction minimieren: Ein System, das schwer zu bedienen ist, wird nicht genutzt. Vereinfache es so lange, bis es keine plausible Ausrede mehr gibt, es nicht zu nutzen.
Regel 3 – Trigger definieren: Jede System-Routine braucht einen fixen, vorhersehbaren Auslöser. "Wenn X, dann Y" – konkret und ohne Interpretationsspielraum.
Regel 4 – Kleiner starten: Statt dem vollständigen System: nur die eine Kernfunktion implementieren. Führe das Leadmanagement-System mit drei Feldern ein, nicht mit zwölf.
Regel 5 – Wöchentlich reviewen: 30 Minuten pro Woche für den Weekly Review sind nicht verhandelbar. Diese 30 Minuten entscheiden darüber, ob das System lebt oder stirbt. Wenn das System einmal zur Gewohnheit wurde (nach ca. 90 Tagen), geht der dezidierte wöchentliche Review in den allgemeinen Review über.
In dem Sinne, wünsche ich dir einen angenehmen Start in die Woche!
- Lukas
Kennst du jemanden, der genau das hören sollte? Dann leite das Kapitel gern weiter!
P.S. Wenn du bereit bist, den nächsten Schritt Richtung Lean Production zu gehen, findest du hier alle Infos:
P.P.S.
Ich hasse die Sales-Calls der Business-Coach-Bubble. Die besten Kurse und Programme habe ich gekauft, weil ich mich ohne Druck dafür entschieden habe. Genau das möchte ich auch dir ermöglichen.
Darum: Ein Erstgespräch, Kennenlerngespräch oder die Clarity Session sind kein Sales-Calls.
Ich bin kreativer Mentor & System Integrator, kein Business Coach.
Wir gehen gemeinsam deine Fragen durch, schauen uns deine aktuelle Situation an und entscheiden dann, was der nächste sinnvolle Schritt für dich ist. Und das kann auch bedeuten, dass wir feststellen, dass eine Zusammenarbeit aktuell keinen Sinn ergibt.