6 Systeme, die kein Dienstleister sexy findet

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Im letzten Kapitel haben wir uns bis zu den Blättern (einer konkreten Maßnahme = taktische Ebene) hinaufbewegt: das Top-Line- und Bottom-Line-Prinzip.

In diesem Kapitel schauen wir uns wie versprochen die konkreten Systeme an, die jeder kreative Dienstleister in irgendeiner Form braucht.

Eins gleich vorweg:

Das alles ist keine Raketenwissenschaft. Insgeheim wirst du dir bei fast jedem Punkt vermutlich denken, dass das nichts Neues ist. Wenn du dir also erhoffst, hier den einen springenden Gedanken zu bekommen, muss ich dich leider enttäuschen. Diesen Moment gibt es vermutlich in keinem Bereich und noch viel weniger im Unternehmertum.

Ich glaube auch nicht, dass das Aufstellen oder Erarbeiten von Systemen und Workflows das Schwierige ist. Meiner Beobachtung nach ist das der Teil, der leicht von der Hand geht. Es geht eher darum, diese Dinge dann auch knallhart umzusetzen. Ich glaube, das ist auch das, woran die meisten scheitern (inklusive mir in der Vergangenheit).

Lass mich dir vermutlich das banalste Beispiel für Foto- und Videografen geben: Speicherkarten und Datenmanagement.

(Sorry an alle Nicht-Kameramenschen, ich hoffe, ihr findet ein anderes Beispiel, das für euch das gleiche bedeutet.)

Ich habe letztens mal gezählt und komme auf knapp 20 Speicherkarten. In einer normalen Woche habe ich davon etwa 10 auf Shootings gebraucht. Wenn alles gut gelaufen ist, habe ich nach einem Dreh alles auf meine SSD und HDD überspielt. Gerade die Videografen können da jetzt vermutlich sehr mit mir relaten: Das dauert seine Zeit:

Ich glaube, wir sind uns einig, dass Datenmanagement (oder generell Dateimanagement) unfassbar viel Zeit frisst, die wir gerne für andere, kreativere Tasks aufwenden würden.

Richtig problematisch wird es dann, wenn sich Shootings anfangen zu häufen, weil ich mich am Abend nicht mehr aufraffen konnte, die Daten zumindest auf die SSD zu überspielen. Es gab also ein Nadelohr, an dem mein System gebrochen ist: meine Energie, Motivation oder Disziplin. Wie auch immer man das nennen mag.

Wenn wir uns die Abläufe in großen Produktionsbetrieben anschauen (wir sind ja insofern nichts anderes, wir produzieren halt eine digitale Datei), ist es auch dort so, dass es immer einen Engpass in der Produktionskette gibt. Sobald dieser gelöst ist, kommt ein neuer, und so weiter.

Jetzt gehen wir, wie versprochen, die wichtigsten Systeme anhand einer Person X durch:

📣 Das Marketing-System

Egal wie: Irgendwie muss Person X auf dich aufmerksam werden. Netzwerken, Social Media oder von mir aus auch Kaltakquise. Ganz egal. Finde einen Weg, der gut zu dir passt.

Nehmen wir mal Social Media als Beispiel:

Person X liest deine Beiträge seit einiger Zeit und liked immer wieder mal was. Du schreibst ihr z.B. eine Nachricht wie: “Hey, habe gesehen, dass du immer mal wieder bei mir likest. Ich bin gerade dabei, neuen Content zu brainstormen, und bräuchte da deine Hilfe: Was ist beim Thema (dein Thema einsetzen) gerade dein größter Engpass?”

Sobald der Erstkontakt erfolgt ist, wird die Person an das Sales-System übergeben.

💼 Das Sales-System

Im Sales-System geht’s darum, dass Leads zu Kunden werden.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Person X beim Erstkontakt bereits kauft, ist relativ gering. 8–12 Kontaktpunkte ist dabei aktueller Konsens.

Damit wir Person X nicht aus den Augen verlieren, brauchen wir irgendeine Form eines CRMs. Umso einfacher, desto besser (ich nutze seit einiger Zeit ein “LAPS-CRM” in Notion. Kann ich übrigens nur wärmstens empfehlen).

Ich versuche, relativ schnell in ein unverbindliches Gespräch zu kommen (das frame ich meistens als Validierungsgespräch oder kostenfreien Audit). Über die nächsten Wochen und Monate halte ich den Kontakt durch verschiedenste Maßnahmen aufrecht: DMs schreiben und bei Themen nachfragen, die im Gespräch ein Thema waren, Kommentare schreiben oder auch mal (aufpassen, jetzt wird’s ganz crazy) ein Buch verschicken, von dem ich denke, dass es der Person weiterhelfen kann.

Im besten Fall gibt dir die Person irgendwann ein Zeichen, dann geht’s in den nächsten Schritt: ein zweistufiger Sales-Prozess.

Im ersten Termin geht’s nur darum herauszufinden, was der Kunde haben will. Du nennst keinen Preis und willst nichts verkaufen. Ziel ist hier wirklich, alles herauszufinden und einen zweiten Termin zu vereinbaren. Ich hoffe, das ist klar, aber Angebote verschicken wir natürlich keine! Wenn der Kunde unbedingt einen Preis wissen will, dann nenne ihm einen Preisrahmen in dem du dir sicher sein kannst, dass sein Budget für dieses Projekt drinnen liegt.

Der zweite Termin ist dann der Sales-Termin. Hier ist das Ziel ganz klar: den Abschluss zu machen. Mit den Infos aus Termin 1 hast du ein maßgeschneidertes Angebot für deinen Kunden. Jetzt geht’s eigentlich nur mehr darum, Feinheiten zu klären. Wäre da nicht die lästige Einwandbehandlung.

Hier habe ich für mich eine Liste mit allen Einwänden, die ich jemals bekommen habe und eine Reaktion meinerseits darauf. Wie du vermutlich schon gemerkt hast: In 90% der Fälle ist der Preis nicht das Problem.

Nachdem Person X das Angebot unterschrieben hat, geht’s weiter zum Onboarding.

🤝 Das Kunden-System

“Der Rahmen ist oft wichtiger als der Inhalt”.

Ich bringe da immer gerne das Beispiel einer Mahlzeit. Beim Standl auf der Straße bekommst du ein Gericht für, sagen wir mal, 10€. Beim Haubenrestaurant kostet es vermutlich 50€ oder mehr. Ist da aber wirklich alles fünfmal so gut? Nein. Es ist die Art und Weise, wie das Gericht serviert wird, wie das Ambiente ist, wie der Service oder der Empfang ist und alle anderen Annehmlichkeiten eines Haubenlokals.

I think you get it!

Ein sinnvolles On- und Offboarding, gescheite Kommunikation und Transparenz sind vermutlich wichtiger als ein um 10% besseres Video, Foto oder Design.

Das ist relativ unsexy, habe ich recht? Aber für deine Kunden ist das umso wichtiger. Wie wir gerade festgestellt haben zahlst du im Restaurant ja auch nicht nur für besseres Essen, sondern ein großer Teil ist das rundherum.

Stell dir da mal folgende Fragen:

🎬 Das Produktions-System

Das Produktionssystem lassen wir für dieses Kapitel aus. Das ist in der Kreativbranche so groß, dass es dafür ein eigenes Kapitel geben wird.

Eine Sache gebe ich dir aber mit: Schau dir deine Projekte mal an. 90% davon werden vermutlich Überschneidungspunkte haben und sehr ähnlich sein. Zwar ist das Endresultat meistens unterschiedlich, der Weg ist jedoch der gleiche.

⚙️ Das Infrastruktur-System

Hier könnte ich mich komplett verlieren. Kameras, Rig, Lichter, NAS etc. Ich bin ein kleiner Technik-, Equipment- und Tool-Freak. Ich denke, gerade Video- und Fotografen geht’s da ähnlich. Klär mich gerne auf, wenn’s nicht so ist.

Ich habe mich da oft verloren, also so richtig reingefuchst: Ein Wochenden an einer neuen Idee gesessen, nur um am Ende dann dazustehen: mit einer neuen Software und perfekter Umgebung, die dann niemand verwendet hat, weil sie nicht die richtige war. So oft wollte ich hier ein strategisches Problem mit Taktik lösen, und das hat mich unfassbar viel Zeit gekostet. Das Gleiche ist mir mit Equipment passiert. Ich habe sicher mindestens 3000€ Sachen im Büro liegen, die ich nach dem Kauf nur einmal oder gar nicht angegriffen habe.

Umso wichtiger ist es, auch hier ein System zu haben. Ich bin aber ganz ehrlich zu dir: Das ist sicher der Bereich, in dem ich noch am meisten lernen darf. Gerne her mit den Tipps.

Seit Jänner habe ich aber doch ein paar Dinge gelernt.

Zuerst mal eine Liste deines Tool-Stacks, in der alle Tools drin sind. Diese überprüfe ich alle 3 Monate und schaue drüber, ob irgendwas obsolet geworden ist, weil z.B. andere Tools ein Update bekommen haben und dasselbe können oder aufgrund einer Veränderung sowieso irrelevant für mich sind.

Backups habe ich immer sehr ernst genommen, und alle meine Daten waren nach Projektende doppelt gespeichert bzw. während eines Projekts sogar dreifach. Ein NAS und g’scheite Speicherkarten (CF Express) waren da aber ein mega Upgrade für meinen Workflow. Quintessenz daraus: Du brauchst ein sauberes Dateimanagement- und Backup-System.

Ich glaube, das ist soweit eh das Wichtigste. Wie gesagt: Das ist sicher ein Bereich, in dem ich selbst noch was lernen darf.

💰 Das Finanz-System

Über den Klarheitsquotienten habe ich schon ein paar Mal geschrieben, da gehe ich nicht noch mal drauf ein.

Einen Steuerberater hast du vermutlich auch, daher ist die Buchhaltung kein Thema. Wenn nicht, dann solltest du dir schleunigst einen guten besorgen. Meiner Meinung nach reicht ein Tool oder eine Software nicht aus. Die Zeit und Energie, die ich da früher verschwendet habe, steht echt nicht dafür.

Kleiner Tipp: Hab eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Du wirst mir am Monatsende, wenn du das nächste Mal Belege suchst, danken.

Wenn wir von Finanzen reden, dürfen wir auch die Rechnungen nicht vergessen:

Zum Schluss das Angebot:

Das hängt natürlich krass davon ab, ob du tatsächlichen Aufwand verrechnest, individuelle Angebote oder pauschale Angebote hast. So oder so brauchst du ein paar Sachen immer:

🧠 Das Wissens- & Delegations-System

Das ist eines der wichtigsten Systeme, auf die Selbständige gerne vergessen. Ein bisschen nach dem Motto: “Ich arbeite eh alleine, warum brauch ich ein Delegations-System?”. Naja, du bist de facto ein Angestellter.

Ein Teil von dir ist Unternehmer. Dieser denkt strategisch und will das Unternehmen voranbringen.

Ein Teil von dir ist Manager. Dieser sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft.

Meistens bist du aber Angestellter. Also die Person, die die tatsächliche Arbeit verrichtet und vermutlich dein Kerngeschäft ist.

Natürlich geht das alles ein bisschen ineinander über. Du hast vielleicht keine Angestellten, die du delegierst. Was du aber sicher hast, ist, dass du dich selbst delegierst. Es ist einfach nicht notwendig, zu jedem Moment jeden dieser drei Teile auszuführen. Besser ist es, wenn du dich immer nur auf einen Teil konzentrierst. Dazu muss sich der aktuell aktive Teil aber auf die anderen zwei Teile verlassen können, dass die ihre Arbeit sauber machen werden.

Das erreichen wir durch:

Wie wir das genau machen, schauen wir uns im nächsten Kapitel an.

Ich wünsch dir noch einen schönen Sonntag und einen erfolgreichen und vor allem stressfreien Start in die neue Woche.